Een klant mailt op vrijdagmiddag om een offerte, en jij ziet het pas maandag op kantoor. Zonde. Met je zakelijke e-mail op je telefoon reageer je binnen een uur, ook vanaf de bouwplaats of het terras. Het instellen kost vijf minuten, als je de juiste gegevens bij de hand hebt. In dit artikel lees je stap voor stap hoe je info@jouwbedrijf.nl op je iPhone of Android-telefoon zet, en welke fouten je beter vermijdt.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Leg deze vijf dingen klaar. Ze staan in de welkomstmail van je hostingpartij of in je hostingpaneel; klanten van EM Hosting & Design vinden ze in hun welkomstmail of vragen ze ons even.

  • Je volledige e-mailadres, bijvoorbeeld info@jouwbedrijf.nl. Dat is bij vrijwel alle hosters ook je gebruikersnaam.
  • Het wachtwoord van de mailbox. Dus niet het wachtwoord van je website of je hostingpaneel.
  • De naam van de mailserver voor inkomende en uitgaande mail. Vaak is dat mail.jouwbedrijf.nl of een servernaam van je hoster.
  • De poorten: voor IMAP meestal 993 (SSL), voor uitgaande mail (SMTP) 465 (SSL) of 587 (STARTTLS).
  • Het type account: kies altijd IMAP, nooit POP. Daarover zo meer.

IMAP of POP: waarom het verschil ertoe doet

Bij IMAP blijft je mail op de server staan en synchroniseert je telefoon ermee. Lees je een mail op je telefoon, dan staat hij op je laptop ook als gelezen. Verwijder je iets, dan is het overal weg. Bij POP haalt je telefoon de mail op en haalt hem (vaak) van de server af. Dan zie je op je laptop opeens mails niet meer, of andersom. Kies dus IMAP. Het enige nadeel: je mailbox op de server loopt vol als je nooit opruimt. Daarvoor heb je een mailpakket met genoeg ruimte nodig.

Instellen op een iPhone (Mail-app van Apple)

  1. Ga naar Instellingen → Apps → Mail → Mailaccounts → Voeg account toe. (Op oudere iOS-versies: Instellingen → Mail → Accounts.)
  2. Kies onderaan Anders en dan Voeg mailaccount toe. Kies dus niet Google of Outlook: die zijn voor Gmail- en Microsoft-accounts.
  3. Vul je naam (zoals ontvangers die zien), je e-mailadres, het wachtwoord en een omschrijving in. Tik op Volgende.
  4. Zorg dat bovenaan IMAP is geselecteerd. Vul bij Server inkomende post en bij Server uitgaande post de servernaam van je hoster in, met je volledige e-mailadres als gebruikersnaam en het wachtwoord. Vul bij de uitgaande server ook echt de gebruikersnaam en het wachtwoord in, ook al staat er “optioneel”.
  5. Tik op Volgende en daarna op Bewaar. De iPhone controleert de instellingen; dat kan een minuutje duren.

Komt er een melding dat de server niet beveiligd is of dat het certificaat niet klopt? Druk dan niet op Doorgaan, maar controleer de servernaam. Meestal staat er een typefout in, of gebruik je mail.jouwbedrijf.nl terwijl je hoster een eigen servernaam gebruikt.

Instellen op Android (Gmail-app)

  1. Open de Gmail-app, tik rechtsboven op je profielfoto en kies Nog een account toevoegen.
  2. Kies Overig (niet Google, Outlook of Yahoo).
  3. Typ je e-mailadres en tik op Handmatig instellen. Kies Persoonlijk (IMAP).
  4. Vul het wachtwoord in. Bij de instellingen voor inkomende server vul je de servernaam van je hoster in en poort 993 met beveiliging SSL/TLS.
  5. Bij de uitgaande server: dezelfde servernaam, Aanmelden vereist aan, poort 465 (SSL/TLS) of 587 (STARTTLS).
  6. Kies hoe vaak de app moet synchroniseren en geef het account een naam. Klaar.

Gebruik je liever de Outlook-app (werkt op iPhone en Android)? Ga naar Instellingen → Account toevoegen → E-mailaccount toevoegen, typ je adres, kies IMAP en vul dezelfde gegevens in. Outlook probeert eerst alles automatisch te vinden; lukt dat niet, dan tik je op “Geavanceerde instellingen”.

Test het meteen

Stuur vanaf je telefoon een mail naar je privéadres en beantwoord die vanaf je privéadres. Komen beide aan, dan werken inkomende én uitgaande mail. Controleer ook of een mail die je op je telefoon leest, op je laptop als gelezen verschijnt. Zo ja, dan staat IMAP goed.

De 5 fouten die we het vaakst zien

1. POP gekozen in plaats van IMAP. Mails “verdwijnen” van de laptop of de telefoon. Verwijder het account en voeg het opnieuw toe als IMAP.

2. Wachtwoord van het hostingpaneel gebruikt. De mailbox heeft een eigen wachtwoord. Weet je het niet meer? Je hoster kan het resetten; wij doen dat voor klanten binnen een werkdag.

3. Uitgaande mail zonder aanmelden. Ontvangen werkt, versturen niet (“kan niet verzenden”). Zet aanmelden voor de uitgaande server aan met je volledige e-mailadres en wachtwoord.

4. Verkeerde poort of beveiliging. 993 hoort bij SSL/TLS, 143 bij STARTTLS; voor versturen 465 bij SSL/TLS en 587 bij STARTTLS. Combineer je ze verkeerd, dan krijg je een verbindingsfout.

5. Geen handtekening en geen spamfilter. Zet op je telefoon dezelfde handtekening als op je laptop (naam, bedrijf, telefoonnummer, website) en haal het standaard “Verstuurd vanaf mijn iPhone” weg. Ontvang je veel spam? Dan zet je het spamfilter op de server aan, niet alleen in de app.

Nog beter: zakelijke mail via Microsoft 365

Een IMAP-mailbox bij je hoster is prima voor de meeste ondernemers. Werk je met meerdere mensen, wil je een gedeelde agenda en contactpersonen die overal gelijk zijn, of wil je grote bijlagen en meer opslag? Dan is Microsoft 365 (Exchange Online) de betere keuze: je telefoon, laptop en tablet blijven volledig gelijk, inclusief agenda en contacten, en de mailbox is een stuk groter. Wij leveren en installeren Microsoft 365 voor onze klanten, inclusief het overzetten van je bestaande mail.

Beveilig je mail op je telefoon

Je zakelijke mail staat nu op een apparaat dat je overal mee naartoe neemt. Zet daarom een toegangscode of gezichtsherkenning op je telefoon, houd je besturingssysteem bijgewerkt en gebruik een uniek wachtwoord voor je mailbox dat je nergens anders gebruikt. Krijg je een mail die zegt dat je mailbox vol is of dat je domeinnaam verloopt, klik dan niet zomaar: lees eerst hoe je een nepmail over je domeinnaam of hosting herkent.

Lukt het niet, of wil je dat wij het regelen?

Laat hieronder het adres van je website achter. We controleren je website en je e-mailinstellingen (zoals SPF, DKIM en DMARC, die bepalen of je mail niet in de spam belandt) en je ontvangt per e-mail een persoonlijk rapport. Gratis en vrijblijvend. Klanten van EM Hosting & Design helpen we natuurlijk gewoon even met het instellen.

Plan een gratis adviesgesprek   

Liever bellen? +31 (0)166 700204, ma–vr 9:00–17:30.