Ein Kunde schreibt am Freitagnachmittag wegen eines Angebots, und Sie sehen es erst am Montag im Büro. Schade. Mit Ihrer geschäftlichen E-Mail auf dem Smartphone antworten Sie innerhalb einer Stunde, auch von der Baustelle oder aus dem Café. Die Einrichtung dauert fünf Minuten, wenn Sie die richtigen Daten zur Hand haben. In diesem Artikel lesen Sie Schritt für Schritt, wie Sie info@ihrefirma.de auf Ihr iPhone oder Android-Smartphone bringen, und welche Fehler Sie besser vermeiden.

Was Sie brauchen, bevor Sie anfangen

Legen Sie diese fünf Dinge bereit. Sie stehen in der Willkommensmail Ihres Hosting-Anbieters oder in Ihrem Hosting-Panel; Kunden von EM Hosting & Design finden sie in ihrer Willkommensmail oder fragen uns einfach.

  • Ihre vollständige E-Mail-Adresse, zum Beispiel info@ihrefirma.de. Bei fast allen Hostern ist das auch Ihr Benutzername.
  • Das Passwort des Postfachs. Also nicht das Passwort Ihrer Website oder Ihres Hosting-Panels.
  • Der Name des Mailservers für eingehende und ausgehende Mails. Oft ist das mail.ihrefirma.de oder ein Servername Ihres Hosters.
  • Die Ports: für IMAP meist 993 (SSL), für ausgehende Mails (SMTP) 465 (SSL) oder 587 (STARTTLS).
  • Der Kontotyp: wählen Sie immer IMAP, nie POP. Dazu gleich mehr.

IMAP oder POP: Warum der Unterschied wichtig ist

Bei IMAP bleiben Ihre Mails auf dem Server und Ihr Smartphone synchronisiert sich damit. Lesen Sie eine Mail auf dem Smartphone, ist sie auf dem Laptop ebenfalls als gelesen markiert. Löschen Sie etwas, ist es überall weg. Bei POP holt Ihr Smartphone die Mails ab und entfernt sie (oft) vom Server. Dann fehlen auf dem Laptop plötzlich Mails, oder umgekehrt. Wählen Sie also IMAP. Der einzige Nachteil: Das Postfach auf dem Server läuft voll, wenn Sie nie aufräumen. Dafür brauchen Sie ein Mailpaket mit ausreichend Speicherplatz.

Einrichten auf dem iPhone (Mail-App von Apple)

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Apps → Mail → Mail-Accounts → Account hinzufügen. (Bei älteren iOS-Versionen: Einstellungen → Mail → Accounts.)
  2. Wählen Sie unten Andere und dann Mail-Account hinzufügen. Also nicht Google oder Outlook: Die sind für Gmail- und Microsoft-Konten.
  3. Geben Sie Ihren Namen (so wie Empfänger ihn sehen), Ihre E-Mail-Adresse, das Passwort und eine Beschreibung ein. Tippen Sie auf Weiter.
  4. Achten Sie darauf, dass oben IMAP ausgewählt ist. Tragen Sie bei Server für eintreffende E-Mails und Server für ausgehende E-Mails den Servernamen Ihres Hosters ein, mit Ihrer vollständigen E-Mail-Adresse als Benutzername und dem Passwort. Tragen Sie Benutzername und Passwort auch beim ausgehenden Server ein, auch wenn dort „optional“ steht.
  5. Tippen Sie auf Weiter und danach auf Sichern. Das iPhone prüft die Einstellungen; das kann eine Minute dauern.

Erscheint eine Meldung, dass der Server nicht sicher ist oder das Zertifikat nicht stimmt? Drücken Sie nicht auf Fortfahren, sondern prüfen Sie den Servernamen. Meist ist ein Tippfehler drin, oder Sie verwenden mail.ihrefirma.de, während Ihr Hoster einen eigenen Servernamen nutzt.

Einrichten auf Android (Gmail-App)

  1. Öffnen Sie die Gmail-App, tippen Sie oben rechts auf Ihr Profilbild und wählen Sie Weiteres Konto hinzufügen.
  2. Wählen Sie Sonstige (nicht Google, Outlook oder Yahoo).
  3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und tippen Sie auf Manuell einrichten. Wählen Sie Privat (IMAP).
  4. Geben Sie das Passwort ein. Bei den Einstellungen für den Eingangsserver tragen Sie den Servernamen Ihres Hosters und Port 993 mit Sicherheit SSL/TLS ein.
  5. Beim Ausgangsserver: derselbe Servername, Anmeldung erforderlich aktiviert, Port 465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS).
  6. Wählen Sie, wie oft die App synchronisieren soll, und geben Sie dem Konto einen Namen. Fertig.

Nutzen Sie lieber die Outlook-App (funktioniert auf iPhone und Android)? Gehen Sie zu Einstellungen → Konto hinzufügen → E-Mail-Konto hinzufügen, geben Sie Ihre Adresse ein, wählen Sie IMAP und tragen Sie dieselben Daten ein. Outlook versucht zuerst, alles automatisch zu finden; klappt das nicht, tippen Sie auf „Erweiterte Einstellungen“.

Testen Sie es sofort

Senden Sie vom Smartphone eine Mail an Ihre private Adresse und antworten Sie von der privaten Adresse darauf. Kommen beide an, funktionieren eingehende und ausgehende Mails. Prüfen Sie auch, ob eine Mail, die Sie auf dem Smartphone lesen, auf dem Laptop als gelesen erscheint. Wenn ja, ist IMAP richtig eingerichtet.

Die 5 häufigsten Fehler

1. POP statt IMAP gewählt. Mails „verschwinden“ vom Laptop oder vom Smartphone. Entfernen Sie das Konto und fügen Sie es als IMAP neu hinzu.

2. Passwort des Hosting-Panels verwendet. Das Postfach hat ein eigenes Passwort. Vergessen? Ihr Hoster kann es zurücksetzen; für unsere Kunden erledigen wir das innerhalb eines Werktags.

3. Ausgehende Mails ohne Anmeldung. Empfangen klappt, Senden nicht („kann nicht gesendet werden“). Aktivieren Sie die Anmeldung für den Ausgangsserver mit vollständiger E-Mail-Adresse und Passwort.

4. Falscher Port oder falsche Verschlüsselung. 993 gehört zu SSL/TLS, 143 zu STARTTLS; beim Senden 465 zu SSL/TLS und 587 zu STARTTLS. Kombinieren Sie sie falsch, gibt es einen Verbindungsfehler.

5. Keine Signatur und kein Spamfilter. Richten Sie auf dem Smartphone dieselbe Signatur wie auf dem Laptop ein (Name, Firma, Telefonnummer, Website) und entfernen Sie das standardmäßige „Von meinem iPhone gesendet“. Viel Spam? Dann aktivieren Sie den Spamfilter auf dem Server, nicht nur in der App.

Noch besser: Geschäftliche E-Mail mit Microsoft 365

Ein IMAP-Postfach bei Ihrem Hoster reicht für die meisten Unternehmer völlig aus. Arbeiten Sie mit mehreren Personen, möchten Sie einen gemeinsamen Kalender und überall gleiche Kontakte, oder brauchen Sie große Anhänge und mehr Speicher? Dann ist Microsoft 365 (Exchange Online) die bessere Wahl: Smartphone, Laptop und Tablet bleiben vollständig synchron, inklusive Kalender und Kontakten, und das Postfach ist deutlich größer. Wir liefern und richten Microsoft 365 für unsere Kunden ein, inklusive Übernahme Ihrer bestehenden Mails.

Schützen Sie Ihre Mails auf dem Smartphone

Ihre geschäftlichen Mails sind jetzt auf einem Gerät, das Sie überallhin mitnehmen. Richten Sie deshalb einen Sperrcode oder die Gesichtserkennung ein, halten Sie das Betriebssystem aktuell und verwenden Sie für das Postfach ein eigenes Passwort, das Sie nirgendwo sonst nutzen. Erhalten Sie eine Mail, dass Ihr Postfach voll ist oder Ihre Domain abläuft, klicken Sie nicht einfach: Lesen Sie zuerst, wie Sie eine gefälschte E-Mail zu Ihrer Domain oder Ihrem Hosting erkennen.

Klappt es nicht, oder sollen wir das für Sie erledigen?

Hinterlassen Sie unten die Adresse Ihrer Website. Wir prüfen Ihre Website und Ihre E-Mail-Einstellungen (wie SPF, DKIM und DMARC, die darüber entscheiden, ob Ihre Mails nicht im Spam landen), und Sie erhalten per E-Mail einen persönlichen Bericht. Kostenlos und unverbindlich. Kunden von EM Hosting & Design helfen wir natürlich einfach bei der Einrichtung.

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Lieber anrufen? +31 (0)166 700204, Mo–Fr 9:00–17:30 Uhr.