Un client vous écrit le vendredi après-midi pour un devis, et vous ne le voyez que lundi au bureau. Dommage. Avec votre e-mail professionnel sur votre téléphone, vous répondez dans l’heure, même depuis le chantier ou la terrasse d’un café. La configuration prend cinq minutes, à condition d’avoir les bonnes informations sous la main. Dans cet article, vous découvrez pas à pas comment mettre info@votreentreprise.fr sur votre iPhone ou votre téléphone Android, et quelles erreurs éviter.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

Préparez ces cinq éléments. Ils figurent dans l’e-mail de bienvenue de votre hébergeur ou dans votre panneau d’hébergement ; les clients d’EM Hosting & Design les trouvent dans leur e-mail de bienvenue ou nous les demandent simplement.

  • Votre adresse e-mail complète, par exemple info@votreentreprise.fr. Chez presque tous les hébergeurs, c’est aussi votre nom d’utilisateur.
  • Le mot de passe de la boîte mail. Pas celui de votre site ni de votre panneau d’hébergement.
  • Le nom du serveur de messagerie pour le courrier entrant et sortant. Souvent mail.votreentreprise.fr ou un nom de serveur de votre hébergeur.
  • Les ports : pour IMAP généralement 993 (SSL), pour le courrier sortant (SMTP) 465 (SSL) ou 587 (STARTTLS).
  • Le type de compte : choisissez toujours IMAP, jamais POP. On y revient tout de suite.

IMAP ou POP : pourquoi la différence compte

Avec IMAP, vos e-mails restent sur le serveur et votre téléphone se synchronise avec lui. Vous lisez un message sur votre téléphone, il apparaît comme lu sur votre ordinateur aussi. Vous supprimez quelque chose, c’est supprimé partout. Avec POP, votre téléphone récupère les e-mails et (souvent) les retire du serveur. Résultat : des messages manquent soudain sur l’ordinateur, ou l’inverse. Choisissez donc IMAP. Seul inconvénient : la boîte sur le serveur se remplit si vous ne faites jamais de tri. Il vous faut donc une offre e-mail avec assez d’espace.

Configuration sur iPhone (appli Mail d’Apple)

  1. Allez dans Réglages → Apps → Mail → Comptes Mail → Ajouter un compte. (Sur les anciennes versions d’iOS : Réglages → Mail → Comptes.)
  2. Choisissez en bas Autre, puis Ajouter un compte Mail. Ne choisissez pas Google ni Outlook : ils sont réservés aux comptes Gmail et Microsoft.
  3. Saisissez votre nom (tel que les destinataires le verront), votre adresse e-mail, le mot de passe et une description. Touchez Suivant.
  4. Vérifiez que IMAP est sélectionné en haut. Dans Serveur de réception et Serveur d’envoi, saisissez le nom de serveur de votre hébergeur, avec votre adresse e-mail complète comme nom d’utilisateur et le mot de passe. Renseignez aussi le nom d’utilisateur et le mot de passe pour le serveur d’envoi, même si c’est indiqué « facultatif ».
  5. Touchez Suivant, puis Enregistrer. L’iPhone vérifie les réglages ; cela peut prendre une minute.

Un message indique que le serveur n’est pas sécurisé ou que le certificat est incorrect ? N’appuyez pas sur Continuer : vérifiez le nom du serveur. Il y a généralement une faute de frappe, ou vous utilisez mail.votreentreprise.fr alors que votre hébergeur utilise son propre nom de serveur.

Configuration sur Android (appli Gmail)

  1. Ouvrez l’appli Gmail, touchez votre photo de profil en haut à droite et choisissez Ajouter un autre compte.
  2. Choisissez Autre (pas Google, Outlook ni Yahoo).
  3. Saisissez votre adresse e-mail et touchez Configuration manuelle. Choisissez Personnel (IMAP).
  4. Saisissez le mot de passe. Dans les paramètres du serveur entrant, indiquez le nom de serveur de votre hébergeur et le port 993 avec la sécurité SSL/TLS.
  5. Pour le serveur sortant : le même nom de serveur, Connexion requise activée, port 465 (SSL/TLS) ou 587 (STARTTLS).
  6. Choisissez la fréquence de synchronisation et donnez un nom au compte. C’est fait.

Vous préférez l’appli Outlook (sur iPhone et Android) ? Allez dans Paramètres → Ajouter un compte → Ajouter un compte de messagerie, saisissez votre adresse, choisissez IMAP et renseignez les mêmes informations. Outlook essaie d’abord de tout détecter automatiquement ; si cela échoue, touchez « Paramètres avancés ».

Testez tout de suite

Envoyez depuis votre téléphone un e-mail à votre adresse privée et répondez-y depuis cette adresse privée. Si les deux arrivent, la réception et l’envoi fonctionnent. Vérifiez aussi qu’un message lu sur le téléphone apparaît comme lu sur l’ordinateur. Si oui, IMAP est bien configuré.

Les 5 erreurs que nous voyons le plus souvent

1. POP choisi au lieu d’IMAP. Des messages « disparaissent » de l’ordinateur ou du téléphone. Supprimez le compte et ajoutez-le de nouveau en IMAP.

2. Mot de passe du panneau d’hébergement utilisé. La boîte mail a son propre mot de passe. Oublié ? Votre hébergeur peut le réinitialiser ; pour nos clients, nous le faisons sous un jour ouvré.

3. Envoi sans authentification. La réception fonctionne, l’envoi non (« impossible d’envoyer »). Activez l’authentification pour le serveur sortant avec votre adresse e-mail complète et le mot de passe.

4. Mauvais port ou mauvaise sécurité. 993 va avec SSL/TLS, 143 avec STARTTLS ; pour l’envoi, 465 avec SSL/TLS et 587 avec STARTTLS. Mal combinés, vous obtenez une erreur de connexion.

5. Pas de signature et pas de filtre antispam. Mettez sur votre téléphone la même signature que sur l’ordinateur (nom, entreprise, téléphone, site web) et retirez le « Envoyé de mon iPhone » par défaut. Beaucoup de spam ? Activez le filtre antispam sur le serveur, pas seulement dans l’appli.

Encore mieux : l’e-mail professionnel avec Microsoft 365

Une boîte IMAP chez votre hébergeur convient à la plupart des entrepreneurs. Vous travaillez à plusieurs, vous voulez un agenda partagé et des contacts identiques partout, ou il vous faut de grosses pièces jointes et plus d’espace ? Microsoft 365 (Exchange Online) est alors le meilleur choix : téléphone, ordinateur et tablette restent parfaitement synchronisés, agenda et contacts compris, et la boîte est bien plus grande. Nous fournissons et installons Microsoft 365 pour nos clients, migration de vos e-mails existants comprise.

Sécurisez vos e-mails sur votre téléphone

Vos e-mails professionnels sont désormais sur un appareil que vous emportez partout. Activez donc un code ou la reconnaissance faciale sur votre téléphone, gardez le système à jour et utilisez pour la boîte mail un mot de passe unique que vous n’utilisez nulle part ailleurs. Vous recevez un e-mail disant que votre boîte est pleine ou que votre nom de domaine expire ? Ne cliquez pas sans réfléchir : lisez d’abord comment reconnaître un faux e-mail concernant votre nom de domaine ou votre hébergement.

Ça ne fonctionne pas, ou vous préférez que nous nous en occupions ?

Laissez l’adresse de votre site ci-dessous. Nous vérifions votre site et vos réglages e-mail (comme SPF, DKIM et DMARC, qui déterminent si vos messages évitent le dossier spam) et vous recevez par e-mail un rapport personnalisé. Gratuit et sans engagement. Les clients d’EM Hosting & Design : nous vous aidons bien sûr simplement à configurer le tout.

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