Un cliente ti scrive il venerdì pomeriggio per un preventivo, e tu lo vedi solo lunedì in ufficio. Un peccato. Con l’e-mail aziendale sul telefono rispondi entro un’ora, anche dal cantiere o dal bar. La configurazione richiede cinque minuti, se hai i dati giusti a portata di mano. In questo articolo vedi passo per passo come mettere info@tuaazienda.it sul tuo iPhone o telefono Android, e quali errori evitare.

Cosa ti serve prima di iniziare

Tieni pronte queste cinque cose. Le trovi nell’e-mail di benvenuto del tuo provider di hosting o nel pannello di hosting; i clienti di EM Hosting & Design le trovano nella loro e-mail di benvenuto, oppure ce le chiedono.

  • Il tuo indirizzo e-mail completo, per esempio info@tuaazienda.it. Con quasi tutti gli hosting è anche il tuo nome utente.
  • La password della casella di posta. Non quella del sito o del pannello di hosting.
  • Il nome del server di posta in entrata e in uscita. Spesso è mail.tuaazienda.it o un nome server del tuo hosting.
  • Le porte: per IMAP di solito 993 (SSL), per la posta in uscita (SMTP) 465 (SSL) o 587 (STARTTLS).
  • Il tipo di account: scegli sempre IMAP, mai POP. Ne parliamo tra poco.

IMAP o POP: perché la differenza conta

Con IMAP la posta resta sul server e il telefono si sincronizza con esso. Leggi un messaggio sul telefono e risulta letto anche sul portatile. Cancelli qualcosa e sparisce ovunque. Con POP il telefono scarica la posta e (spesso) la rimuove dal server. Poi sul portatile all’improvviso mancano dei messaggi, o viceversa. Scegli quindi IMAP. L’unico svantaggio: la casella sul server si riempie se non fai mai pulizia. Per questo serve un pacchetto e-mail con spazio sufficiente.

Configurazione su iPhone (app Mail di Apple)

  1. Vai su Impostazioni → App → Mail → Account Mail → Aggiungi account. (Sulle versioni iOS più vecchie: Impostazioni → Mail → Account.)
  2. Scegli in basso Altro e poi Aggiungi account Mail. Non scegliere Google o Outlook: sono per gli account Gmail e Microsoft.
  3. Inserisci il tuo nome (come lo vedranno i destinatari), l’indirizzo e-mail, la password e una descrizione. Tocca Avanti.
  4. Assicurati che in alto sia selezionato IMAP. In Server posta in entrata e Server posta in uscita inserisci il nome server del tuo hosting, con l’indirizzo e-mail completo come nome utente e la password. Compila nome utente e password anche per il server in uscita, anche se c’è scritto “facoltativo”.
  5. Tocca Avanti e poi Salva. L’iPhone verifica le impostazioni; può volerci un minuto.

Compare un avviso che il server non è sicuro o che il certificato non è valido? Non premere Continua: controlla il nome del server. Di solito c’è un errore di battitura, oppure stai usando mail.tuaazienda.it mentre il tuo hosting usa un nome server proprio.

Configurazione su Android (app Gmail)

  1. Apri l’app Gmail, tocca la foto del profilo in alto a destra e scegli Aggiungi un altro account.
  2. Scegli Altro (non Google, Outlook o Yahoo).
  3. Digita il tuo indirizzo e-mail e tocca Configurazione manuale. Scegli Personale (IMAP).
  4. Inserisci la password. Nelle impostazioni del server in entrata inserisci il nome server del tuo hosting e la porta 993 con sicurezza SSL/TLS.
  5. Per il server in uscita: lo stesso nome server, Richiedi accesso attivo, porta 465 (SSL/TLS) o 587 (STARTTLS).
  6. Scegli ogni quanto l’app deve sincronizzare e dai un nome all’account. Fatto.

Preferisci l’app Outlook (funziona su iPhone e Android)? Vai su Impostazioni → Aggiungi account → Aggiungi account e-mail, digita l’indirizzo, scegli IMAP e inserisci gli stessi dati. Outlook prova prima a trovare tutto da solo; se non ci riesce, tocca “Impostazioni avanzate”.

Prova subito

Invia dal telefono un’e-mail al tuo indirizzo privato e rispondi dall’indirizzo privato. Se arrivano entrambe, posta in entrata e in uscita funzionano. Controlla anche se un messaggio letto sul telefono risulta letto sul portatile. Se sì, IMAP è configurato bene.

I 5 errori che vediamo più spesso

1. Scelto POP invece di IMAP. I messaggi “spariscono” dal portatile o dal telefono. Rimuovi l’account e aggiungilo di nuovo come IMAP.

2. Usata la password del pannello di hosting. La casella ha una password propria. Non la ricordi? Il tuo hosting può reimpostarla; per i nostri clienti lo facciamo entro un giorno lavorativo.

3. Posta in uscita senza autenticazione. Ricevere funziona, inviare no (“impossibile inviare”). Attiva l’accesso per il server in uscita con indirizzo e-mail completo e password.

4. Porta o sicurezza sbagliate. 993 va con SSL/TLS, 143 con STARTTLS; per l’invio 465 con SSL/TLS e 587 con STARTTLS. Se li combini male, ottieni un errore di connessione.

5. Nessuna firma e nessun filtro antispam. Metti sul telefono la stessa firma del portatile (nome, azienda, telefono, sito) e togli il “Inviato dal mio iPhone” predefinito. Ricevi molto spam? Attiva il filtro antispam sul server, non solo nell’app.

Ancora meglio: e-mail aziendale con Microsoft 365

Una casella IMAP presso il tuo hosting va benissimo per la maggior parte degli imprenditori. Lavori con più persone, vuoi un calendario condiviso e contatti uguali ovunque, o ti servono allegati grandi e più spazio? Allora Microsoft 365 (Exchange Online) è la scelta migliore: telefono, portatile e tablet restano perfettamente allineati, calendario e contatti compresi, e la casella è molto più grande. Forniamo e installiamo Microsoft 365 per i nostri clienti, compreso il trasferimento della posta esistente.

Proteggi la posta sul telefono

La tua e-mail aziendale ora è su un dispositivo che porti ovunque. Imposta quindi un codice o il riconoscimento del volto sul telefono, tieni aggiornato il sistema operativo e usa per la casella una password unica che non usi altrove. Ricevi un’e-mail che dice che la casella è piena o che il dominio sta per scadere? Non cliccare subito: leggi prima come riconoscere un’e-mail falsa sul tuo dominio o hosting.

Non ci riesci, o preferisci che ce ne occupiamo noi?

Lascia qui sotto l’indirizzo del tuo sito. Controlliamo il sito e le impostazioni e-mail (come SPF, DKIM e DMARC, che decidono se la tua posta finisce nello spam) e ricevi via e-mail un rapporto personale. Gratis e senza impegno. I clienti di EM Hosting & Design li aiutiamo naturalmente con la configurazione.

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